Déclaration de confidentialité - Travailler chez Hallmark

Déclaration de confidentialité de Hallmark Cards

Avant-propos

En tant qu’organisation, nous souhaitons satisfaire aux exigences du Règlement général de protection des données (RGPD) européen. Nous tenons également à vous informer en qualité de candidat, d’employé ou d’intérimaire à propos des questions suivantes :

les données à caractère personnel qui vous concernent et que nous traitons ;
la manière dont ces données sont traitées ;
la transmission des données à des tiers au sein ou en dehors de l’Union européenne ;
la durée pendant laquelle nous conservons vos données ; et
comment nous protégeons ces données.

La présente déclaration de confidentialité vise par ailleurs à vous informer de vos droits. Elle vous permet enfin de savoir à qui vous adresser pour toute question, demande ou réclamation. Nous vous prions donc de la lire attentivement.

Une donnée à caractère personnel désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Concrètement, cela signifie que l’information vous concerne directement ou qu’elle est susceptible de mener jusqu’à vous. Il peut s’agir de votre nom, date de naissance ou adresse postale. Votre numéro de référence en tant que membre du personnel, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone (privés ou professionnels), constituent également des données à caractère personnel.

Le traitement de vos données à caractère personnel englobe toutes les opérations que nous pouvons être amenés à effectuer avec vos données à caractère personnel. Ceci va de la collecte à la destruction de ces données. Il s’agit donc d’une notion très large. En tout état de cause, celle-ci inclut les opérations suivantes : collecter, enregistrer, classer, conserver, actualiser, modifier, consulter, utiliser, transmettre, diffuser, mettre à disposition, agréger, recouper, masquer, effacer et détruire les données.

Fondements juridiques nous autorisant à traiter vos données

Nous traitons vos données en vue de la réalisation d’une ou plusieurs des finalités suivantes. Celles-ci figurent dans la réglementation :

les données sont nécessaires pour que nous puissions décider si nous souhaitons conclure un contrat de travail avec vous ;
les données sont nécessaires pour la conclusion et/ou la mise en oeuvre du contrat de travail ;
les données sont nécessaires pour que nous puissions satisfaire à une obligation légale (par exemple, le paiement correct des impôts et des charges sociales, ou l’obligation de vérifier votre identité) ;
les données sont nécessaires car nous avons un intérêt légitime à faire valoir en tant qu’organisation (par exemple, si une procédure judiciaire menace ou est en cours, et que nous devons organiser notre défense) ; ou
une situation d’urgence ou d’importance vitale (par exemple, un accident ou une maladie qui nécessiterait des soins immédiats). Nous devons disposer de vos données en pareil cas afin de pouvoir éventuellement vous administrer des médicaments (songez par exemple à une allergie grave, de l’épilepsie ou du diabète), d’appeler les secours ou d’informer des tiers (vos proches en particulier);
nous avons besoin de votre consentement explicite pour effectuer certaines démarches.

Obligation de fournir des données

Vous êtes tenu(e) de nous fournir les données demandées si nous avons besoin de traiter celles-ci pour, notamment, conclure un contrat de travail, le mettre en œuvre ou satisfaire à une obligation légale. Il en va de même pour régler votre participation à un plan de retraite, votre inscription à une assurance collective ou la conclusion d’un contrat de leasing. Dans ces cas spécifiques, vous ne pouvez pas refuser de fournir les données demandées. Si vous refusez malgré tout, il est possible que nous ne puissions pas vous embaucher ou que vous ne puissiez pas bénéficier de certains arrangements.

Les données vous concernant que nous traitons

Nous ne traitons que les données suivantes :

Candidats

votre nom, prénom, initiales, titre éventuel, sexe, date de naissance, adresse, code postal, ville, numéro de téléphone et autres données qui nous sont nécessaires pour pouvoir communiquer avec vous, telles que votre adresse e-mail ;
votre numéro de compte bancaire (pour le remboursement des frais de déplacement encourus afin de pouvoir participer à l’entretien d’embauche) ;
les données mentionnées au premier point, relatives cette fois à vos parents, tuteurs ou éducateurs si vous êtes mineur(e) ;
les données concernant les formations, cours et stages que vous avez suivis ou que vous suivez encore ;
les données concernant le poste auquel vous postulez ;
les données concernant la nature et la description de votre emploi actuel, et les données concernant la cessation de cet emploi ;
les données concernant la nature et la description de vos emplois précédents, et les données concernant la cessation de ces emplois ;
les autres données que vous nous avez fournies dans votre lettre de motivation ou votre CV, ou dont vous avez connaissance, en vue d’obtenir le poste auquel vous postulez ;
les autres données qui sont nécessaires en vue de la mise en œuvre ou de l’application d’une réglementation.

Les données susmentionnées ne sont traitées qu’en vue de réaliser une ou plusieurs des finalités suivantes :

l’évaluation de votre aptitude à occuper un poste qui est disponible ou qui pourrait le devenir ;
le règlement des frais que vous avez engagés dans le cadre de votre candidature ;
le contrôle interne et la sécurité de l’entreprise ;
la mise en œuvre ou l’application d’une réglementation.

Employés et intérimaires

Nous ne traitons que les données suivantes dans le cadre de la gestion du personnel:

votre nom, prénom, initiales, titre éventuel, sexe, date de naissance, adresse, code postal, ville, numéro de téléphone et autres données qui nous sont nécessaires pour pouvoir communiquer avec vous, telles que votre adresse e-mail ;
votre numéro de compte bancaire ;
un numéro administratif qui ne contient pas d’autres informations que celles mentionnées au premier point ;
votre nationalité et lieu de naissance ;
les données mentionnées au premier point, relatives cette fois à vos parents, tuteurs ou éducateurs si vous êtes mineur(e) ;
les données concernant les formations, cours et stages que vous avez suivis ou que vous suivez encore ;
les données concernant la nature et la description de votre poste actuel, ou de postes précédents, et les données concernant la cessation de votre contrat de travail ;
les informations nécessaires pour gérer le volet administratif de votre présence sur le lieu de travail ;
les informations nécessaires pour gérer le volet administratif de votre absence en raison de congés, d’un plan de réduction du temps de travail, d’un accouchement ou d’une maladie, à l’exception des données concernant la nature de la maladie ;
les données qui sont enregistrées dans votre intérêt et qui ont trait à vos conditions de travail ;
les données qui sont nécessaires en vue de la mise en œuvre de conditions de travail particulières convenues avec vous. Il peut s’agir également dans ce cas de données concernant des membres actuels ou passés de votre famille (pour autant que ces données soient pertinentes) ;
les données en vue de (la mise en œuvre de) l’évaluation du personnel et de l’accompagnement de carrière, pour autant que vous ayez connaissance de ces données ;
les autres données qui sont nécessaires en vue de la mise en œuvre ou de l’application d’une réglementation ;
une photo d’identité que vous nous aurez fournie.

Les données susmentionnées ne sont traitées qu’en vue de réaliser une ou plusieurs des finalités suivantes :

la conduite de vos activités ;
votre suivi par les ressources humaines ;
la détermination du montant de votre salaire et le paiement de celui-ci ;
le calcul des droits aux allocations résultant de la cessation de votre contrat de travail ;
votre formation ;
le régime de médecine du travail qui s’applique à vous ;
les aspects juridiques inhérents à l’entreprise ;
l’élection des membres d’un comité d’entreprise ou d’une représentation du personnel ;
le contrôle interne et la sécurité de l’entreprise ;
la mise en œuvre de conditions de travail qui vous sont propres ;
la création d’une liste des dates d’anniversaire des employés, ainsi que d’autres festivités et événements ;
la notification d’un licenciement ;
la gestion administrative du comité du personnel et de l’association des anciens membres du personnel si elle existe ;
le recouvrement de créances, y compris le fait de confier ce recouvrement à un bureau de recouvrement de dettes ou à un huissier ;
le traitement des litiges et la réalisation d’un audit comptable ;
votre transfert ou affectation temporaire auprès d’une autre partie du groupe d’entreprises auquel nous sommes liés ;
des objectifs de communication internes ;
la mise en œuvre ou l’application d’une réglementation différente.

Nous ne traitons que les données suivantes dans le cadre de la gestion salariale :

votre nom, prénom, initiales, titre éventuel, sexe, date de naissance, adresse, code postal, ville, numéro de téléphone et autres données qui nous sont nécessaires pour pouvoir communiquer avec vous, votre numéro d’identification du registre national et votre numéro de compte bancaire ;
un numéro administratif qui ne contient pas d’autres informations que celles mentionnées au premier point ;
votre nationalité et lieu de naissance ;
les données mentionnées au premier point, relatives cette fois à vos parents, tuteurs ou éducateurs si vous êtes mineur(e) ;
les données nécessaires au calcul, à la détermination et au paiement de votre salaire, de vos défraiements et d’autres sommes d’argent et rétributions en nature qui vous sont dues ou auxquelles vous pouvez prétendre ;
les données nécessaires au calcul, à la détermination et au versement des impôts et charges sociales en votre nom ;
les données qui sont nécessaires en vue de la mise en œuvre de conditions de travail particulières qui ne s’appliquent qu’à vous. Il peut s’agir également dans ce cas de données concernant des membres actuels ou passés de votre famille (pour autant que ces données soient pertinentes) ;
les données qui sont nécessaires pour la mise en œuvre ou l’application d’une réglementation.

Les données susmentionnées ne sont traitées qu’en vue de réaliser une ou plusieurs des finalités suivantes :

le calcul, la détermination et le paiement de votre salaire, de vos défraiements et d’autres sommes d’argent et rétributions en nature qui vous sont dues ou auxquelles vous pouvez prétendre ;
le calcul, la détermination et le paiement des impôts et charges sociales en votre nom ;
la mise en œuvre de conditions de travail qui vous sont propres ;
la gestion du personnel ;
le calcul des droits aux allocations résultant de la cessation de votre contrat de travail ;
votre transfert ou affectation temporaire auprès d’une autre partie du groupe d’entreprises auquel nous sommes liés ;
la notification d’un licenciement ;
le recouvrement de créances, y compris le fait de confier ce recouvrement à des tiers ;
le traitement des litiges et la réalisation d’un audit comptable ;
la mise en œuvre ou l’application d’une réglementation différente.

Transmission de vos données à caractère personnel

Nous n’utilisons en principe vos données à caractère personnel que pour nous-mêmes (gestion interne de l’entreprise) dans le cadre de la procédure de recrutement, ainsi que du contrat de travail et de sa mise en œuvre. Nous ne les utilisons qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies. Dans certains cas, il peut être nécessaire de transmettre vos données à des tiers, par exemple à une partie qui traite des données en notre nom. En voici quelques exemples :

traitement des salaires : les données sont transmises à la société chargée des salaires ;
maladie et réintégration : les données sont transmises au service de prévention, à la mutualité et/ou à l’ONEM ;
assurances : les données sont transmises aux compagnies d’assurance (par exemple, assurance hospitalisation, assurance retraite et assurance accident) ;
formations : les données sont transmises aux instituts de formation en vue de l’inscription à des formations, `à des séminaires, etc ;
leasing automobile : les données sont transmises à la société de leasing.

Lorsque cela est nécessaire, nous concluons des contrats de traitement de données à caractère personnel avec les parties qui traitent de telles données en notre nom (« sous‑traitants »). Nous le faisons de sorte à être certains que, lorsque nous leur transmettons des données, ces parties les protègent correctement et nous informent en temps utile de toute violation ou présomption de violation.

Transmission d’informations en dehors de l’UE : il est possible que des données à caractère personnel soient transmises en dehors de l’UE au siège de Hallmark à Kansas City, aux États‑Unis d’Amérique. Il s’agit dans ce cas uniquement de données nécessaires à la réalisation du travail convenu.

Stockage de vos données à caractère personnel

Notre postulat en ce qui concerne le stockage des données à caractère personnel est de ne pas conserver ces données plus longtemps que cela n’est nécessaire pour réaliser l’objectif visé au moment de leur collecte. Nous respectons les délais de stockage légaux lorsque de tels délais existent. Nous pouvons être amenés à conserver certaines données plus longtemps lorsque nous avons un intérêt légitime de le faire (par exemple si une procédure judiciaire menace ou est en cours, et que nous devons organiser notre défense).

Protection de vos données à caractère personnel

La protection de vos données à caractère personnel est assurée chez nous par des mesures à la fois physiques, administratives, organisationnelles et techniques. Nous disposons donc d’un niveau de protection approprié que nous réajustons périodiquement. Les règles édictées par Hallmark en matière de sécurité informatique doivent être scrupuleusement respectées par tous.

Nous ne protégeons pas seulement nos systèmes ; nous veillons en outre au sein de Hallmark à ce que vos données ne puissent pas être consultées par tout le monde. Les systèmes dans lesquels nous stockons les données à caractère personnel ne sont ainsi accessibles qu’à un petit nombre de collaborateurs pour lesquels un tel accès se justifie et qui ont besoin des données en question dans l’exercice de leur fonction.

Confidentialité

Vos données à caractère personnel sont par définition de nature confidentielle. Les collaborateurs de Hallmark sont dès lors tenus de préserver cette confidentialité. Ceci vaut également pour les tiers auxquels Hallmark fait appel à titre intérimaire ou confie certaines tâches, notamment les personnes menant des opérations techniques sur nos systèmes. Bref, toute personne ayant accès à vos données est tenue d’en préserver la confidentialité.

Vos droits

En vertu du RGPD et compte tenu des données à caractère personnel que nous traitons, vous êtes en droit de nous demander :

de consulter vos données, par exemple votre dossier personnel (à l’exception d’éventuelles annotations personnelles qui sont le fait de supérieurs hiérarchiques et d’autres personnes) ;
une copie de vos données (à l’exception d’éventuelles annotations personnelles qui sont le fait de supérieurs hiérarchiques ou d’autres personnes au sein de notre organisation) ;
de recevoir des informations concernant le traitement de vos données (l’objectif de la présente déclaration de confidentialité est d’y répondre, mais vous avez peut-être des questions supplémentaires) ;
de corriger des informations factuellement inexactes (remarque importante : vous ne pouvez pas demander la correction d’un compte-rendu d’évaluation en cas de désaccord. Il vous est toutefois loisible de rédiger une déclaration et de verser celle-ci à votre dossier personnel) ;
de compléter des informations qui ne seraient pas suffisamment exhaustives en vue de réaliser l’objectif pour lequel les données sont traitées ;
dans certains cas, d’effacer vos données (remarque importante : nous ne sommes pas tenus de le faire si nous avons un intérêt légitime de conserver – de façon prolongée – ces données. Par exemple pour mettre en œuvre un contrat de travail, satisfaire à une obligation légale ou agir conformément à une raison différente mentionnée dans la réglementation ;
dans certains cas, pour « limiter » la somme des données vous concernant que nous traitons (remarque importante : nous cherchons à collecter le moins possible de données (minimalisation du nombre de données)) ;
de faire objection à l’utilisation de vos données dans certains cas ;
de retirer un consentement que vous auriez donné en vue de l’utilisation de vos données (par exemple, l’utilisation d’une photo sur une page de type « Who’s Who » ou sur notre site web). En cas de retrait, celui-ci vaut aussi dans le cadre de l’utilisation future de vos données ;
d’obtenir vos données dans un format courant et, si c’est techniquement possible, de pouvoir transmettre les données ainsi formatées à une autre partie : ceci ne s’applique que dans le cas où vous nous avez fourni vous-même les données, ou que vous avez contribué à leur élaboration (par exemple, à travers l’usage que vous avez fait de notre système RH), que vous avez autorisé leur utilisation, ou que les données sont nécessaires pour la mise en œuvre du contrat, et que les données sont traitées numériquement ;
de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données compétente. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (ADP – autoriteprotectiondonnees.be), 35 rue de la Presse, 1000 Bruxelles, tél. 02/274.48.00. Nous vous saurions gré de bien vouloir nous contacter avant de déposer plainte afin de voir si nous pourrions trouver une solution à l’amiable.

Si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre des droits susmentionnés, veuillez remplir le formulaire « Demande concernant les données à caractère personnel de l’intéressé(e) » que vous pouvez télécharger sur la page Pixel AVG/RGPD ou obtenir auprès du responsable de la confidentialité.

Personne(s) à contacter

Pour toute question, demande ou réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le fonctionnaire chargé du traitement des données à l’adresse e-mail nl_avg_gdpr_@hallmark.com ou les collaborateurs du service des ressources humaines.

Dates et modification de la déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. En cas de modification importante, nous vous tiendrons au courant.

La présente déclaration de confidentialité est datée du mois d’août 2018 (version 1.0).

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